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労働時間・残業問題の対策

労働基準法では、原則として1日8時間、週40時間以上働くことができないようになっています。
これに対し、時間外・休日労働協定書(36協定)を会社と従業員とで結び、労働基準監督署へ届出することで、時間外労働あるいは休日労働をすることができるようになります。
本来、残業は従業員が勝手に行ってよいものではなく、会社(管理者)の指示・命令があってはじめて行うべきものです。
会社は、従業員の労働時間を把握・管理する義務があり、時間外・休日労働の管理も徹底しなければなりません。
ダラダラ残業が蔓延している職場に関しては、無駄な残業削減に向けた対策も必要になってきます。
管理する手間が大変だと感じるかもしれませんが、これをやることには大きな意味があります。


   残業管理と無駄な残業代削減

残業管理を行っていますか?
 ●
毎日残業が当たり前で、帰りにくい雰囲気になっていませんか?
 ●
上司は部下の残業時間を把握・管理していますか?
 ●
従業員の残業を放置・黙認していませんか?
 ●残業の許可制、残業指示書などを活用していますか?
 ●従業員が勝手に残業を行っていませんか?
 ●
時間外・休日労働労使協定で決めた限度時間を守っていますか?
 ●残業代削減のための何らかの工夫をしていますか?

無駄な残業を減らすためのポイント
 ●残業の事前承認制等のルールを導入する。なぜ今残業しなければならないのかをその都度
   申告させる。
 ●残業は会社の指示(管理者の指示)により行うことを周知・徹底する。
 ●会社の承認を得ないで勝手に行った残業は時間外労働として認めない。
 ●仕事が終わった従業員は速やかに退社するような社風づくりに努める。管理者が率先して
   残業の削減に努め、ダラダラ残業をしない雰囲気作りをする。
 ●業務プロセスの見直しを検討してみる。
 ●所定時間内に所定業務を完了できる社員を高く評価する制度を設ける。



   ダラダラ残業蔓延の職場風土を改善しましょう

       会社と従業員が一体となってダラダラ残業を改革しましょう

ダラダラ残業をなくすためには、会社と従業員が一体となって取り組むことが必要です。
経営者や管理者も率先して残業削減に取り組みましょう。上司が行動すれば、部下も行動しやすくなり、職場全体としてダラダラ残業削減への雰囲気ができるでしょう。
また、こうした改善の取り組みは、長くやり続けることが重要です。すぐにもとのダラダラ残業の状態に戻ってしまわないよう、社内でチェックし合いながら習慣づけることが大切です。

会社・管理職の取り組み例

上司から部下に対し早く帰るように声をかける。
定期的に部下の残業時間の状況を数値的に確認し、必要であれば長時間労働を行っている者
 に対し改善指導を行う。

●残業をする場合には申請書を提出させ、今日残業としてやらなければならない仕事なのか
 どうか、他の人が担当したのではだめなのか
を検討する。
書面などで通知し、職場全体として残業削減に向けて本格的に取り組むことを従業員に伝え、
 意識づけをする

業務ごとの人員配置が適正かどうか再検討する。人員が不足している部署や業務が集中して
 いる社員に関して対策を立てる。

就業時間内で効率的に所定業務をこなすにはどうしたらよいか、社員同士で考えさせる。
残業防止のための相談窓口を設ける。


従業員の取り組み例
「どうせ毎日遅くまで残業だ…」という暗黙の了解を変える。
長く働くよりも短時間で仕事を完成し、短時間で成果を挙げる方が会社への貢献度
 は高く、給与面でも評価されることを理解する。

●用もないのに残っている社員がいないかチェックし合い、早く帰れる雰囲気をつくる。
時間外・休日労働協定(36協定)の限度時間の確認。
担当業務の見直しや業務の効率化を自ら図る。



   残業を事前承認制とする

残業として行う必要のない業務を時間外労働として行ってしまう従業員もいますし、残念ながら、残業代を稼ぎたいために用事もないのに残業をする従業員もいます。
残業は、本来会社の指示命令に基づいて行うべきものです。そこで、従業員が勝手に残業を行ってしまい残業代に反映されてしまうことを防ぐために、残業の承認制を導入すると効果があります。

どうな仕事のために、後何時間残業しなければならないのかを申請してもらうことにより、管理職が従業員の業務遂行状況を把握することができ、また、従業員自身も残業申請書を使うことにより、残業に対するの意識が変わり、ダラダラ残業の防止・残業時間の削減にもつながってきます。

タイムカードに記録された時間が、すべて実際の労働時間になるわけではありません。残業申請書で申請された時間を時間外労働として記録し、その分の残業代を支払うことになります。
ただし、会社としては、申請書に記載された時間を超えた場合には、速やかに従業員を退社させることが必要です。申請書に記入された時間分だけ残業代を支払えばよいので、その後も職場に残っていても黙認するというのは適切ではありません。


   残業トラブルを防ぐチェック項目

出勤時刻・終業時刻・休憩時刻は正しく記録できていますか?
タイムカードの時間計算は正しく行えていますか? 30分未満切り捨てなどを行って
 いませんか?
給与計算において、1ヶ月所定労働日数や1ヶ月所定労働時間数は、正しく数値設定
 されていますか?
割増賃金の計算方法(残業代の単価に算入する賃金項目の理解、割増率の使い
 分け)は正しくできていますか?
本人が勝手にやっている残業を黙認していませんか?
ダラダラ残業が蔓延していませんか?
業務終了後は速やかに従業員を退社させていますか?
残業時間削減に向けて何か対策を考えていますか、あるいは、実行していますか?
振替休日を活用していますか?
時間外労働の対象とならない管理監督者の定義は正しく理解できていますか?
管理監督者に深夜割増は支払っていますか?
会社独自の「残業時間上限」を設けて、それ以上残業申請しないようにルール化
 していませんか?
36協定の限度時間は守られていますか?特別条項を結ぶ必要はありませんか?
営業マンや外回り担当者の労働時間管理は正しくできていますか?
パートタイマーやアルバイトにも残業があることをご存知ですか?
労働基準監督署の調査がいつ来てもいいような状態になっていますか?
ダラダラ残業が発生するのは仕方がないという雰囲気になっていませんか?
休憩時間はきちんと取らせていますか?休憩時間中に電話や来客対応をさせて
 いませんか?



   サービス残業の典型的タイプ

@残業時間の上限を会社独自で決めてしまっているケース
 1ヶ月30時間までといった残業時間の上限を決めて、その時間以上は何時間やったと
 しても残業と認められないケース。


A正確な残業時間を申告させないケース
 労働時間の自己申告制を採用していながら、一定時間以上の残業時間を申告しないよう
 圧力を掛けていたり、申告をしにくい雰囲気がつくられているケース。


B残業代定額支給の不適切なケース
 毎月、定額の残業手当を支払っていて、定額の残業手当に相当する残業時間を超えて
 残業しても、それ以上の残業手当は支払わないケース。


C管理監督者を誤って理解しているケース
 管理監督者であるという理由で、他の従業員と同様の業務を行っているにもかかわらず、
 残業代・休日手当が支払われていないケース

D
見習いや能力不足の者に対し残業代を支払っていないケース
 本人の能力不足・仕事効率の悪さを理由として、残業代が支払われていないケース

E
労働時間の算定や給与計算方法を誤っているケース
 30分未満の残業時間は切り捨てる等、一定の時間に満たない残業時間は切り捨てて
 残業手当を支給しない
場合や、残業手当の割増率の使い分けが間違っているケース。

F年俸制で残業代込みと説明しているケース
 残業代込みの年俸としながら、残業に相当する金額が不明なケース。残業に相当
 する金額が明確であっても、定額の残業手当に相当する残業時間を超えて残業しても
 差額を支払わない
ケース。



   労働時間の適正な把握のために事業主が講ずべき措置

「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」というものが厚生労働省によって示されています。労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置を具体的に明らかにすることにより、労働時間の適切な管埋の促進を図るものです。
これを読み解くことで、どのように労働時間を把握すればよいのか、時間外労働の管理の注意点、残業トラブルを防ぐためにはどういたらよいのかが分かってきます。

始業・就業時刻の確認及び記録
使用者は、労働時間を適正に管理するため、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、これを記録すること。
【解説】
使用者には、労働時間を適正に把握する責務があるとし、労働時間の適正な把握を行うためには、労働日ごとに始業時刻や終業時刻を使用者が確認・記録し、これをもとに何時間労働したかを把握・確定する必要があるとしています。

始業・就業時刻の確認及び記録の原則的な方法
使用者が始業・終業時刻を確認し、記録する方法としては、原則として次のいずれかの方法によること。

ア 使用者が、自ら現認することにより確認し、記録すること。
イ タイムカード、ICカード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録すること。

【解説】
「自ら現認する」とは、使用者自ら、あるいは労働時間管理を行う者が、直接始業時刻や終業時刻を確認することを意味します。
タイムカード等の客観的な記録を基礎情報とするとしていますが、必要に応じて、使用者の残業命令書など、使用者が労働者の労働時間を算出するために有している記録とを突合することにより確認し、記録することとしています。

自己申告制により始業・就業時刻の確認及び記録を行う場合の措置
ア 自己申告制を導入する前に、対象となる労働者に対して、労働時間を正しく記録
  し適正に自己申告を行うことについて十分な説明を行うこと。
イ 自己申告により把握した労働時間が実際の労働時間と合致しているか否かに
  ついて、必要に応じて実態調査を実施すること。
ウ 労働者の労働時間の適正な申告を阻害する目的で時間外労働時間数の上限を設定
  する等の措置を講じないこと。また、時間外労働時間の削減のための社内通達や
  時間外労働手当の定額払い等の労働時間に係る会社の措置が、労働者の労働時間
  の適正な申告を阻害する要因となっていないかについて確認するとともに、要因
  となっている場合においては、改善のための措置を講ずること。

【説明】
原則として、会社が労働時間の管理(タイムカード等の確認・記録)を行うこととなっており、例外的に自己申告制による時間管理が認められています。
労働基準監督署の調査があった場合には、タイムカード(出勤簿)を元に残業代を計算するのが通常ですので、もし実労働時間とタイムカードの記録時間が異なっている場合には、それを立証するための証拠資料の提出が必要になります。したがって、会社は日頃から労働時間の記録・確認が極めて大切となってきます。





          
          
 

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